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校长如何构建机构的“任务分配机制”

办学必修
作者:校长邦原创 发布时间:2023-11-15

我们总说领导要有“知人善用,人尽其才”的基本功,但知人善用,并不是一件简单的事情。

三国时期的诸葛亮在知人用人方面有这样一段精辟的论述:夫知人之性,莫难察焉。美恶既殊,情貌不一。有温良而为诈者,有外恭而内欺者,有外勇而内怯者,有尽力而不忠者,然知人之道有七焉:一曰问之以是非而观其志(用是是非非的问题来考察其是否有坚定的志向和主见,属于操守);二曰穷之以辞辩而观其变(用各种辩论来考察其随机应变的能力,属于才干);三曰俗语云:人无完人,金无赤足。

【典型校区案例】

“珍妮,我现在要完成这份客户调查,因为时间紧所以需要你的帮助。你需要作些文字上的调查,看看结果中哪些是对我们有用的反馈意见。” 

“等一等,李校,我不能接受这份工作。”珍妮说。 

“为什么?”

“我发现,在过去的几周里,丽丽一直在办公室里接听用户的反馈电话,她好像已经在做这方面的调查了。” 

“会有这样的事?可是我觉得你更适合完成这份工作。”

“不,丽丽的工作已经做了那么长时间了,她只是在等待着您正式给她分配任务,况且她现在有很充裕的时间。” 

“那么,你是不喜欢这份工作了,我找小马好了。” 

“李校,我认为你应该明白老师的需要,你好像总是一遇到特殊的任务就派我和小马两个人去做,我们不是全能,况且我们的时间也是有限的。有些老师在某一方面会做得很优秀,可是你却注意不到。” 

一向言听计从的珍妮将憋了好久的话一口气说了出来,李校顿时无言以对。 

【案例分析】 

上面的例子中,管理者李校总是把工作任务分派给某一个或几个老师来做,这样的结果只会引发很多矛盾。 

由于每个人的工作能力、工作方式不同,对工作的喜好程度也不同,完成工作的效率自然不一样。因此,如果你不能合理地任用老师,老师间很容易出现矛盾。 

优秀的老师可能觉得疲意不堪,甚至因此会抱怨团队中的每一个人。优秀的老师需要挑战,但是无休止的工作和无所事事的同事会让他们产生不满情绪。 

表现一般的老师,即那些很少被你分派任务的老师,永远也得不到提高技术水平的机会,也得不到展现他们真正实力的机遇。 

有些人在工作学习中掌握知识技能的速度是比较慢一点,但如果因此剥夺了这些人的发展机会,也许是极大的损失,表现一般的老师也有他自己的特长。 

作为一个管理者,如果不能发现每个老师的长处,不能充分发挥每个人的价值,久而久之,那些表现一般的老师就会产生心理惰性,或消极怠工,或另谋他职。人才的损失就是机构的损失。 

【方法】 

管理者在分配工作中要想做到公平合理,就应该做到以下几点:

01

评估老师的工作任务,考量分配是否平衡 

你需要思考以下几个问题: 

大多数老师的任务量都是以相同标准衡量的吗?在工作量大体相当的情况下,工作难度如何? 

是否综合使用不同方面的专业人员、鼓励不同层次的老师来承担新的任务? 

工作任务繁重程度的差异是否合理,老师的技术水平和工资差别是否合理? 

是否只重用最优秀的老师,而对能力稍微差一点的老师则要求不太严格? 

是否仅仅是由几个人承担了大部分繁重的工作任务?是不是一而再再而三地让有些老师做一些额外附加的工作?…… 

某些偶然性的工作任务是很难有规律可循的。你可能认为自己分配得公平合理,但是当你坐下来,列举出最近几个月内分配的额外工作任务,你往往会发现这些工作任务总是分派给了那几个固定的老师。 

02

建立一个任务分配制度,并严格执行 

根据老师的工作内容,工资水平以及工作量设立任务分配制度,并让老师知道工作任务是如何分配的以及你这样分配的目的。 

例如案例中,如果来了一项你非常想让珍妮做的任务,但是你知道丽丽也能够完成,而且是该轮到她做了,那就果断地交给丽丽来做吧。珍妮决不会因为这种公平的做法而对你产生不满的,况且还可以帮助丽丽提高工作技能。 

03

用人之长

古语云:骏马能历险,犁田不如牛;坚车能载重,渡河不如舟。 

人总有长处和短处,最伟大的人物也有不足,用人之长,他的作用就能发挥,用其所短,必然有英雄无用武之感。 

德鲁克说,谁想在一个组织中任用没有缺点的人,这个组织最多是一个平庸的组织。谁想找各方面都好、只有优点没有缺点的人,结果只能找到平庸的人。即使是最伟大的天才也有弱点。世界上并没有“完人”。

当你认为老师不行、不得力时,你是否问过自己,你的老师有什么长处?交给他的工作是否能发挥他的长处?你有为老师发挥长处创造条件吗? 

如果这些问题你没有明确的答案,那你就要重新思考一下自己的用人方式了。明智的领导者都应懂得,得力不得力是一个相对的概念,关键是看你会不会用你的老师。 

用人最忌讳勉为其难,如果硬是要你的老师干他不擅长的工作,自然难以奏效,这时你不满意,他也感到委屈。如果他的长处得到施展,他对机构的贡献得到认可,自然就乐于在你的领导下工作,工作关系也当然就很融洽。 

04

纠正不好的工作表现 

如果一贯地把任务分配给几名固定的老师,不相信团队中其他人的工作能力,从而允许不合理的劳动分配,不仅会导致表现差的老师更加消极,而且会引起优秀老师的不满,让他们产生白白被利用的感觉。 

为了有效地管理工作表现不好的老师,你需要按以下步骤去做: 

(1)确定表现不好的老师履行了哪些工作职责,哪些地方需要改进。针对他的不良的工作成绩进行规劝。 

(2)看看老师是否需要特殊的培训,为老师制订使他们有进步的计划。或者让有经验的老师帮助他一起完成一项繁重的任务,让他从中学习并受益。 

(3)长期监测老师的工作表现,对他所取得的进步进行表扬。如果他始终表现得令人不满意,看能否给他分配一些他能够做得得心应手的工作任务。

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